NHỮNG LỢI ÍCH KHÔNG TƯỞNG MÀ BẠN CHƯA BIẾT VỀ CÁC BIỂU MẪU TRONG GIÁO DỤC
Khi thiết kế một Website cho trường học hay trung tâm, có khi nào bạn tự hỏi :” Cách lấy thông tin của học viên? Có những ai xem Website của mình? Dùng biểu mẫu có thu thập được thông tin không? Tạo chúng như thế nào để học viên để lại thông tin nhỉ?”Chính vì vậy, việc áp dụng các form- biểu mẫu lấy thông tin là vô cùng phổ biến từ việc đặt hàng online, đăng ký sự kiện, nhận quà tặng. Với việc tiếp cận đến khách hàng bằng biểu mẫu, bạn cần đem đến cho họ những trải nghiệm tuyệt vời ngay từ những bước đầu với các hình ảnh chuyên nghiệp, form hiện đại dễ thao tác ngay trên chính Website của trường/ trung tâm là điều “bắt buộc”.
Ngay trong bài viết này, chúng tôi sẽ tiết lộ những lợi ích bí mật và ưu điểm của biểu mẫu trong giáo dục và giúp bạn hiểu cách sử dụng chúng một cách hiệu quả.
1. Thu thập các đơn đăng ký sự kiện dễ dàng hơn bao giờ hết
Thông thường các trung tâm hoặc giáo viên nhỏ sẽ nghĩ đến việc sử dụng Google form để lấy thông tin học viên. Phải chăng bạn cũng đã từng có câu hỏi này trong đầu : “Có nên sử dụng Google form trên Website?” Tuy nhiên câu trả lời của chúng tôi là: Không! Đừng sử dụng Google form khi bạn đã có Website. Với các tính năng và kỹ thuật nhỏ, việc tạo một biểu mẫu được thiết kế đẹp và bắt mắt và chỉ cần người dùng online cùng một chiếc điện thoại hay laptop là đủ, việc đăng ký và để lại thông tin sẽ diễn ra trong nháy mắt mà không cần đăng nhập google hay chuyển tab rắc rối. Một biểu mẫu ngay sẵn trên trang web của bạn có thể đơn giản hóa quy trình gửi và giúp khách hàng/ học viên thao tác dễ dàng và thuận tiện hơn.
Ví dụ: Tổ chức du học và giáo dục IDP đã đăng tải lên trang web của mình sự kiện với tiêu đề : Chuẩn bị hành trang du học Anh cho “ tấm chiếu mới”. Đồng thời ở bên phải màn hình, ta thấy họ đặt 1 biểu mẫu để người trải nghiệm có thể dễ dàng để lại thông tin của mình và yêu cầu trải nghiệm
Ảnh minh họa biểu mẫu của IDP
Ngoài ra, với việc thiết lập các biểu mẫu, bạn còn có thể thêm các lợi ích sau đây:
- Thu nhập đơn đăng ký dựa trên cá nhân và dựa trên vé thông qua các việc đăng ký và trả lời
- Thêm và thu nhập dữ liệu tuỳ chỉnh cho từng người tham dự thông qua việc thu nhập dữ liệu.
- Thiết lập giảm giá với các quy tác có điều kiện dựa trên ngày tháng hoặc loại biểu mẫu.
2. Các trang cảm ơn sẽ tạo mối quan hệ thân thiết với khách hàng
Sau khi người dùng gửi biểu mẫu, họ sẽ được chuyển hướng đến trang cảm ơn trên trang web của bạn, điều đó thể hiện sự đánh giá cao và sự trân trọng của bạn đối với nội dung họ gửi bạn trong biểu mẫu.
Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc những điều sau khi thiết lập một trang cảm ơn:
- Họ có đăng ký nhận được thông tin mà bạn muốn truyền tải không? Nếu không, hãy chia sẻ thông tin mới nhất trên trang cảm ơn đó.
- Họ – những người điền form – đã tặng một món quà cho trung tâm của bạn, vì vậy hãy đính kèm những video cảm ơn từ đội ngũ nhân viên của bạn và hãy để lại những dư âm tốt đẹp trong lòng khách hàng.
Ảnh minh họa trang cảm ơn của IDP
Lưu ý rằng: Mỗi biểu mẫu trên trang web của trường bạn phải có một trang “Cảm ơn” cụ thể hiển thị thông điệp và nội dung có liên quan dựa trên biểu mẫu mà họ vừa hoàn thành, giống như việc IDP đã làm ở hình ảnh trên.
3. Các email cảm ơn sẽ khiến họ mỉm cười
Sau khi người dùng gửi biểu mẫu, hay thiết lập email xác nhận “cảm ơn” và chúng có thể được gửi tự động, email này không chỉ đóng vai trò là biên bản xác nhận nội dung bạn nhận được từ họ mà còn có thể cung cấp thêm hướng dẫn hoặc thông tin và củng cố sự đánh giá cao của bạn đối với khách hàng.
Email chăm sóc của IDP cho khách hàng
Tuy nhiên, đừng chỉ nói “cảm ơn” một cách đơn thuần. Hãy tận dụng cơ hội này để cung cấp phản hồi được cá nhân hóa và kịp thời, qua đó trung tâm của bạn có thể thiết lập mối quan hệ bền chặt với các học viên, nhà tài trợ và phụ huynh, đồng thời tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Đây sẽ là cơ hội tuyệt vời để
Cải thiện giao tiếp và tương tác
Email cảm ơn tự động tạo cơ hội để trường của bạn tự giới thiệu nhiều hơn nữa với các học viên tương lai. Trong quá trình cảm ơn, hãy nêu bật các khía cạnh chính trong dịch vụ và lĩnh vực của bạn cung cấp, đồng thời giới thiệu các giá trị và văn hóa của trường/ học viện của bạn để tạo thêm lòng tin và dấu ấn.
Nếu như vậy, email cảm ơn cũng đóng vai trò là tài nguyên để người dùng quay lại và tham khảo thông tin cụ thể hơn,
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực
Gửi email cảm ơn theo cách thủ công tới mọi khách hàng là điều khó khăn và phức tạp, đặc biệt là đối với các trường có số lượng điền đơn lớn. Email tự động có thể được thiết lập một lần và tự động gửi đến mọi đối tượng đã gửi biểu mẫu, điều đó góp phần tiết kiệm thời gian của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác của trung tâm.
Nâng cao thương hiệu và danh tiếng của trường bạn
Một email cảm ơn được thiết kế tốt và được cá nhân hóa có thể truyền tải sự chú ý đến từng chi tiết, điều này để lại ấn tượng tích cực cho các học viên/ người dùng. Điều này đặc biệt quan trọng để phân biệt trường của bạn với đối thủ cạnh tranh.
4. Thu thập dữ liệu và các phân tích quan trọng
Bằng cách sử dụng biểu mẫu và khai thác Google Analytics, bạn có thể thu thập dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về cách cải thiện trang web và sự hiện diện trực tuyến của trường học.
Bạn có thể thu thập dữ liệu và thông tin quan trong
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể thông báo cho người dùng 1 trang “sự kiện” trong Google Analytics 4 để giúp theo dõi sự chuyển đổi dễ dàng và thuận tiện.
5. Giảm số lượng thư rác
Các biểu mẫu có thể là một cách hiệu quả để ngăn chặn thư rác vì chúng cung cấp một rào cản đối với các chương trình thư rác tự động – những thứ đang lùng sục trên internet để tìm cách gửi thư không mong muốn hoặc gửi nội dung lừa đảo. Các biểu mẫu thường sử dụng các phương pháp khác nhau, chẳng hạn như CAPTCHA hoặc các tiêu đề ẩn để đảm bảo rằng nội dung gửi đến từ người thật chứ không phải bot spam.
Ứng dụng CAPTCHA (Completely Automated Public Turing tests to tell Computers and Humans Apart)
CAPTCHA (Completely Automated Public Turing tests to tell Computers and Humans Apart) là ứng dụng có thể yêu cầu người dùng xác định một loạt các chữ cái hoặc số bị che khuất bởi một mẫu hoặc hình ảnh.
Xác thực biểu mẫu, liên quan đến việc thêm quy tắc vào các tiêu đề biểu mẫu yêu cầu người dùng nhập thông tin cụ thể để biểu mẫu được gửi thành công. Ví dụ: Một biểu mẫu có thể yêu cầu người dùng nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại hợp lệ hoặc có thể giới hạn số lượng ký tự có thể nhập vào văn bản. Điều đó sẽ đặc biệt hữu ích nếu trung tâm của bạn sử dụng các biểu mẫu cho các trường hợp như yêu cầu nhập học và đăng các ký sự kiện.
6. Đặt những câu hỏi cụ thể
Với các biểu mẫu có các gợi ý dựa trên phản hồi của người dùng giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu, sở thích và mối quan tâm của người dùng, đồng thời điều chỉnh các dịch vụ của trường bạn cho phù hợp.Các biểu mẫu cho phép bạn đặt câu hỏi cụ thể và thu thập thông tin liên quan từ khách truy cập của mình, bên cạnh đó, bạn cũng cần:
Đơn giản hóa biểu mẫu
Không ai muốn điền vào biểu mẫu dài vô tận. Vậy nên các biểu mẫu của bạn nên được đơn giản hóa và giảm lượng thông tin mà người dùng cần cung cấp.
Bằng cách chỉ hiển thị các lĩnh vực có liên quan dựa trên phản hồi trước đó của người dùng, người dùng không được cung cấp thông tin không liên quan hoặc các thông tin gây nhầm lẫn, điều này có thể gây khó chịu và dẫn đến việc từ bỏ việc hoàn thành biểu mẫu. Đơn giản hóa biểu mẫu cũng có thể làm cho biểu mẫu hấp dẫn hơn và dễ điều hướng hơn, nâng cao trải nghiệm người dùng.
Nâng cao độ chính xác và đầy đủ
Bằng cách chỉ hiển thị các lĩnh vực có liên quan, người dùng ít có khả năng mắc lỗi hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Điều này có thể làm giảm khả năng sai sót hoặc không nhất quán trong dữ liệu được thu thập, giúp trường học của bạn xử lý và sử dụng thông tin dễ dàng hơn.
7. Nên sử dụng biểu mẫu hay email?
Biểu mẫu hay email sẽ thuận tiện hơn?
Nếu đó là sự lựa chọn giữa việc sử dụng liên kết email hoặc sử dụng biểu mẫu trên trang web của trường bạn thì không có gì phải đắn đo. Sử dụng biểu mẫu có một số lợi ích so với việc sử dụng email để thu thập thông tin, chẳng hạn như:
- Sự tổ chức: Biểu mẫu có thể giúp sắp xếp thông tin được thu thập từ các học viên theo cách có cấu trúc hơn so với email. Các biểu mẫu có thể được tùy chỉnh để đặt câu hỏi cụ thể, phân loại câu trả lời và giảm nguy cơ thông tin bị bỏ sót hoặc bỏ sót.
- Quy trình hợp lý hóa: Biểu mẫu cung cấp quy trình thu thập và quản lý thông tin hợp lý và hiệu quả hơn so với email. Điều này có thể giảm bớt gánh nặng cho nhân viên nhà trường, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc mất dữ liệu.
- Tự động hóa: Các biểu mẫu có thể được tự động hóa, nghĩa là chúng có thể kích hoạt phản hồi tự động cho phụ huynh hoặc gửi thông báo qua email cho nhân viên. Điều này làm giảm nhu cầu can thiệp thủ công và cho phép nhân viên phản hồi nhanh chóng và hiệu quả.
- Tiêu chuẩn hóa: Các biểu mẫu có thể tiêu chuẩn hóa thông tin được thu thập từ các gia đình, giảm sự nhầm lẫn hoặc giải thích sai các câu trả lời. Điều này có thể cải thiện độ chính xác của dữ liệu được thu thập và tạo thuận lợi cho việc so sánh dữ liệu theo thời gian.
- Bảo mật: Bảo mật dữ liệu rất quan trọng — Các biểu mẫu có thể có các biện pháp bảo mật tích hợp sẵn để bảo vệ dữ liệu và các khoản thanh toán trực tuyến được thu thập từ các gia đình, chẳng hạn như mã hóa SSL và lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ bảo mật. Điều này có thể đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của dữ liệu được gửi, giảm nguy cơ vi phạm dữ liệu hoặc truy cập trái phép.
Lần tới, hãy thiết lập biểu mẫu thay vì sử dụng email. Bằng cách sử dụng các biểu mẫu một cách hiệu quả, trường học của bạn có thể cải thiện các quy trình quản lý dữ liệu, nâng cao trải nghiệm người dùng di động cho các học viên/khách hàng và tăng cường sự hiện diện trực tuyến tổng thể của bạn.
Kết luận
Một biểu mẫu có thương hiệu trên trang web của trường bạn có thể cung cấp trải nghiệm người dùng, tăng mức độ tương tác và quản lý dữ liệu của bạn hiệu quả hơn. Bằng cách giúp các học viên tương tác với trung tâm của bạn một cách dễ dàng nhanh chóng, bạn có thể đẩy nhanh quá trình tuyển sinh của mình và có hình ảnh đẹp trong mắt của khách hàng.
